Anfrage zum papierlosen Sitzungsdienst

Sehr geehrter Herr Bürgermeister,

seit dem Jahr 2011 besteht für die Ratsmitglieder und die sachkundigen Bürger die Möglichkeit freiwillig auf Unterlagen in Papierform zu verzichten und am papierlosem Sitzungsdienst teilzunehmen.
Diese Möglichkeit haben seitdem immer mehr Personen genutzt, so dass die papierlose Nutzung der Unterlagen inzwischen eher zur Regel als zur Ausnahme geworden ist.
Die papierlose Nutzung der Unterlagen birgt viele Vorteile, aber gerade in jüngster Zeit leider auch viele gravierende Nachteile, wie der Abbruch der Sitzung des Ausschusses für Stadtentwicklung und Wirtschaftsförderung am 14.03.2017 zeigte.
Dieser Ausschuss, zu dem sehr viele Bürgerinnen und Bürger gekommen waren und welcher über weitreichende Maßnahmen auf dem Gebiet der Stadt Erftstadt zu entscheiden hatte, musste abgebrochen werden, da es wiederholt zu schwerwiegenden Problemen mit dem papierlosem Sitzungsdienst gekommen war.
So stürzten insbesondere die von der Stadt beschafften iPads wiederholt ab.
Auch war wiedermal eine Vorlage (hier: Auftragsvergabe für öffentliches WLAN) bei den Nutzern von Unterlagen in Papierform seit längerem vorhanden, bei den Nutzern des papierlosen Sitzungsdienstes lag diese Vorlage aber noch nicht vor und wurde erst am Tag nach der Sitzung in das System eingespielt.

Zu diesen Problemen war es schon in der Vergangenheit gekommen, was dazu führte, dass Vorlagen nicht beraten oder sogar Ausschüsse vertagt werden mussten.

 

Im Jahr 2011 präsentierte uns die Verwaltung einen papierlosen Sitzungsdienst der Firma Sternberg, welcher bis auf einige „Kinderkrankheiten“ relativ stabil lief.
Diese „Kinderkrankheiten“ sollten, so die damalige Aussage der Verwaltung, alsbald behoben werden.

Jetzt, sechs Jahre später, sind nicht nur die alten Probleme weiterhin vorhanden, sondern es sind diverse neue Probleme hinzugekommen.

 

Ein Treffen des Arbeitskreises Papierlos mit dem Hersteller der Software hat erkennbar zu keinen Lösungen geführt.

 

Andere Städte und Gemeinden nutzen problemlos seit Jahren den papierlosen Sitzungsdienst – einige davon sogar ausschließlich, so dass überhaupt keine Vorlagen in Papierform mehr versendet werden.

 

Es wäre daher zunächst zu klären, ob es sich um ein „Erftstädter Problem“ handelt.

 

Sollten die Fehler kurzfristig nicht abgestellt werden, bliebe als letzte Konsequenz nur die vollständige Rückkehr zu Vorlagen in Papierform für alle Ratsmitglieder und sachkundigen Bürger.

Im Anbetracht der Fortscheitenden Digitalisierung wäre dies sicher ein Manko für unsere Stadt, aber nicht zu vermeiden, um die Funktionsfähigkeit des Rates und der Ausschüsse zu gewährleisten.

 

Diesbezüglich habe ich folgende Fragen:

 

  1. Welche anderen Kommunen im Rhein-Erft-Kreis nutzen den papierlosen Sitzungsdienst und in welcher Form (freiwillig/verpflichtend)?

 

  1. Wie sind deren Erfahrungen damit und welchen Anbieter nutzen diese?

 

  1. Welche weiteren Anbieter bieten Lösungen zum papierlosem Sitzungsdienst an?

 

  1. Welche Maßnahmen wird die Verwaltung in die Wege leiten um die Probleme mit dem Papierlosem Sitzungsdienst zu beheben?

 

  1. Inwieweit bestehen auf Grund der entstandenen Probleme Regressansprüche gegen den Hersteller?

Antrag zu den Problemen mit dem papierlosen Sitzungsdienst

In letzter Zeit häufen sich die Probleme mit dem papierlosem Sitzungsdienst (sd-net) über welchen die Stadtverordneten und sachkundigen Bürger auf Unterlagen zugreifen können.

Durch den Verzicht auf Vorlagen auf Papier können hohe Summen eingespart werden, da Druck und Versendekosten entfallen. Hinzu kommt die Einsparung von Ressourchen und die damit verbundene Entlastung der Umwelt.

Die Nutzung setzt aber voraus, dass sich die papierlosen Unterlagen mit denen auf Papier identisch sind.

Dies war in letzter Zeit vermehrt nicht der Fall, so dass unterschiedliche Vorlagen beraten wurden, was letztlich zur Ungültigkeit der entspechenden Abstimmungen führen kann.

Der Rechnungsprüfungsausschuss musste aus diesem Grund einen Großteil der Tagesordnungspunkte in eine Sondersitzung vertagen.

Die Probleme müssen schnellstmöglich abgestelllt werden. Daher nachfolgender Antrag der Freien Wähler:

 

Sehr geehrter Herr Bürgermeister,
im Namen der Fraktion Freie Wählergemeinschaft beantrage ich folgenden Punkt in die Tagesordnung der zuständigen Ausschüsse aufzunehmen:

Die Verwaltung beruft zeitnah eine Sitzung des Arbeitskreises „Papierlos“ ein und be-richtet in diesem über die Probleme des papierlosen Sitzungsdienstes (SD-Net). Zu diesem Arbeitskreis werden Mitarbeiter der Verwaltung und Mitarbeiter des Unter-nehmens eingeladen, welche das SD-Net bereitstellt.
Begründung:
In letzter Zeit häufen sich die Probleme mit dem papierlosen Sitzungsdienst. So fehlen teilweise Vorlagen und Anlagen, insbesondere oft die Beschlusskontrolle. Einzelne Anlagen werden in schlechter Qualität bereitgestellt.
Weitaus schwerer wiegt aber der Umstand, dass die Vorlagen im SD-Net von den Vorlagen in Pa-pierform abweichen. So kommt es zur Abstimmung über unterschiedliche Vorlagen und damit zu unrechtmäßigen Beschlüssen mit entsprechenden Konsequenzen.
Besonders auffällig war dies in der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 03.12.2015 in dem sich mehrere Vorlagen auf Papierform von der elektronischen Form unterschieden.
Dieser Zustand ist nicht weiter hinnehmbar und es sollte schnellstmöglich Abhilfe geschaffen werden.

Anfrage zur Bereitstellung von I-Pads an Ratsmitglieder

Sehr geehrter Herr Bürgermeister,

Anfang dieses Jahres wurden seitens der Verwaltung I-Pads geordert und an die Fraktionen zur Nutzung des papierlosen Sitzungsdienstes verteilt.
Diesbezüglich habe ich folgende Fragen:

  • Wieviel I-Pads wurden seitens der Verwaltung geordert und wie hoch sind die Kosten die dadurch entstanden sind?
  • Welche Ratsfraktion hat wie viele I-Pads erhalten?
  • Wieviel Mitglieder der einzelnen Ratsfraktionen haben auf Unterlagen in Papierform verzichtet?
  • Wieviel Mitglieder der einzelnen Ratsfraktionen haben den Erhalt der I-Pads zum Anlass genommen, nunmehr auf Unterlagen in Papierform zu verzichten?

 

Der Umstieg auf den papierlosen Sitzungsdienst wird von den Freien Wählern ausdrücklich unterstützt.
Dies gilt auch für die Anschaffung der I-Pads, da sich über die Ratsperiode gerechnet, die Ausgaben für die einmalige Anschaffung der I-Pads bei Weitem niedriger darstellen als die im Gegenzug eingesparten Druck- und Versandkosten.
Hinzukommt der Umweltgesichtspunkt durch das eingesparte Papier.
Dies trifft jedoch nur zu, wenn die Ratsmitglieder die I-Pads erhalten haben im Gegenzug auf die Bereitstellung von Unterlagen in Papierform verzichten.