Sehr geehrter Herr Bürgermeister,
seit dem Jahr 2011 besteht für die Ratsmitglieder und die sachkundigen Bürger die Möglichkeit freiwillig auf Unterlagen in Papierform zu verzichten und am papierlosem Sitzungsdienst teilzunehmen.
Diese Möglichkeit haben seitdem immer mehr Personen genutzt, so dass die papierlose Nutzung der Unterlagen inzwischen eher zur Regel als zur Ausnahme geworden ist.
Die papierlose Nutzung der Unterlagen birgt viele Vorteile, aber gerade in jüngster Zeit leider auch viele gravierende Nachteile, wie der Abbruch der Sitzung des Ausschusses für Stadtentwicklung und Wirtschaftsförderung am 14.03.2017 zeigte.
Dieser Ausschuss, zu dem sehr viele Bürgerinnen und Bürger gekommen waren und welcher über weitreichende Maßnahmen auf dem Gebiet der Stadt Erftstadt zu entscheiden hatte, musste abgebrochen werden, da es wiederholt zu schwerwiegenden Problemen mit dem papierlosem Sitzungsdienst gekommen war.
So stürzten insbesondere die von der Stadt beschafften iPads wiederholt ab.
Auch war wiedermal eine Vorlage (hier: Auftragsvergabe für öffentliches WLAN) bei den Nutzern von Unterlagen in Papierform seit längerem vorhanden, bei den Nutzern des papierlosen Sitzungsdienstes lag diese Vorlage aber noch nicht vor und wurde erst am Tag nach der Sitzung in das System eingespielt.
Zu diesen Problemen war es schon in der Vergangenheit gekommen, was dazu führte, dass Vorlagen nicht beraten oder sogar Ausschüsse vertagt werden mussten.
Im Jahr 2011 präsentierte uns die Verwaltung einen papierlosen Sitzungsdienst der Firma Sternberg, welcher bis auf einige „Kinderkrankheiten“ relativ stabil lief.
Diese „Kinderkrankheiten“ sollten, so die damalige Aussage der Verwaltung, alsbald behoben werden.
Jetzt, sechs Jahre später, sind nicht nur die alten Probleme weiterhin vorhanden, sondern es sind diverse neue Probleme hinzugekommen.
Ein Treffen des Arbeitskreises Papierlos mit dem Hersteller der Software hat erkennbar zu keinen Lösungen geführt.
Andere Städte und Gemeinden nutzen problemlos seit Jahren den papierlosen Sitzungsdienst – einige davon sogar ausschließlich, so dass überhaupt keine Vorlagen in Papierform mehr versendet werden.
Es wäre daher zunächst zu klären, ob es sich um ein „Erftstädter Problem“ handelt.
Sollten die Fehler kurzfristig nicht abgestellt werden, bliebe als letzte Konsequenz nur die vollständige Rückkehr zu Vorlagen in Papierform für alle Ratsmitglieder und sachkundigen Bürger.
Im Anbetracht der Fortscheitenden Digitalisierung wäre dies sicher ein Manko für unsere Stadt, aber nicht zu vermeiden, um die Funktionsfähigkeit des Rates und der Ausschüsse zu gewährleisten.
Diesbezüglich habe ich folgende Fragen:
- Welche anderen Kommunen im Rhein-Erft-Kreis nutzen den papierlosen Sitzungsdienst und in welcher Form (freiwillig/verpflichtend)?
- Wie sind deren Erfahrungen damit und welchen Anbieter nutzen diese?
- Welche weiteren Anbieter bieten Lösungen zum papierlosem Sitzungsdienst an?
- Welche Maßnahmen wird die Verwaltung in die Wege leiten um die Probleme mit dem Papierlosem Sitzungsdienst zu beheben?
- Inwieweit bestehen auf Grund der entstandenen Probleme Regressansprüche gegen den Hersteller?