04.08.2024

Sehr geehrte Frau Bürgermeisterin,

im Namen der Fraktion Freie Wählergemeinschaft Erftstadt beantragen wir folgende Punkte in die Tagesordnung der zuständigen Ausschüsse aufzunehmen:

1. Zur Ratsperiode 2025 werden Rats- Ausschuss und Gremienmitgliedern die Unterlagen nur noch papierlos zur Verfügung gestellt.
2. Auch die Mitarbeiter der Verwaltung werden im Hinblick auf die Rats- Ausschuss und Gremienarbeit ab der Ratsperiode nur noch papierlos arbeiten.
3. Für die Mitglieder des Rates, der Ausschüsse, der Gremien und der Verwaltung werden entsprechende Schulungen angeboten.
4. Den Fraktionen werden auf Antrag pauschale Mittel zur Verfügung gestellt, um in Ausnahmefällen selbst Ausdrucke der entsprechenden Unterlagen für die Mitglieder der engeren und erweiterten Fraktion zu erstellen.
5. Es finden wieder in regelmäßigen Abständen „Anwendertreffen“ zum Thema SD.NET statt, um Probleme zu klären und um neue Funktionswünsche mit den Entwicklern zu besprechen.

Begründung:

Der papierlose Sitzungsdienst (SD.NET) wird seit mehreren Jahren in der Rats- Gremien- und Ausschussarbeit erfolgreich praktiziert. Die überwiegende Zahl der Ratsmitglieder ist inzwischen auf den papierlosen Sitzungsdienst umgestiegen. Einige Fraktionen sogar vollständig.

Durch die zweigleisige Nutzung von Unterlagen auf Papier und dem SD.NET, kommt es des Öfteren zu Problemen. So weichen oft die Unterlagen auf Papier von den digitalen Unterlagen ab, oder die digitalen Nutzer haben Unterlagen, die die Nutzer auf Papier nicht haben.
Hinzu kommt, dass das Ratsbüro stets prüfen muss, wer noch Unterlagen auf Papier benötigt, muss diese ausdrucken, sortieren und versenden.
Dies führt zu Kosten und bindet Arbeitskräfte.

Ziel sollte es daher sein, ab der Ratsperiode 2025 vollständig auf das papierlose System umzusteigen.

Sollten in begründeten Fällen Rats- Gremien oder Ausschussmitglieder die Unterlagen dennoch auf Papier benötigen, sollte diese Aufgabe auf die Fraktionen verlagert werden.
Die jeweiligen Fraktionsgeschäftsführer würden dann die benötigten Unterlagen ausdrucken und entsprechend verteilen.
So wird es übrigens in mehreren Fraktionen schon jetzt praktiziert.

Sollte es den Fraktionen nicht möglich sein, diese Aufgabe mit den zur Verfügung gestellten Fraktionsmitteln zu leisten, ist diesen Fraktionen auf Antrag eine zusätzliche Pauschale je nicht papierlosem Mitglied zur Verfügung zu stellen.
Die Kosten, welche hierfür anfallen, sollten durch die Einsparungen im Ratsbüro mehr als gedeckt sein.

Um die bisherigen Nutzer auf Papier an das System heranzuführen, sollten zur Beginn der Ratsperiode und bei Bedarf auch während der laufenden Ratsperiode entsprechende Schulungen angeboten werden.

Durch regelmäßige Treffen der Anwender zusammen mit den Entwicklern, können Probleme angesprochen und Verbesserungswünsche kommuniziert werden.
Diese Treffen fanden in der Ratsperiode 2014 bis 2020 regelmäßig statt und waren sehr erfolgreich.