Sehr geehrter Herr Erner,
den Ausführungen Herrn Walters aus dem Rechnungsprüfungsausschuss folgend ist es in den ersten zehn Monaten des Jahres (01.01.2016-21.10.2016) zu enorm hohen Kosten in der Erstunterkunft in Erp gekommen.
Die Kosten setzen sich wie folgt zusammen:
Laut Information im letzten Rechnungsprüfungsausschuss wird das Gebäude in Erp derzeit nur noch von 34 Personen genutzt, denen 21 „Dienstleister“ gegenüberstehen. Zu diesen Dienstleistern zählen nicht nur Mitarbeiter des ASB, sondern auch das Reinigungspersonal, etc. Die Verträge mit den jeweiligen Dienstleistern wären kurzfristig zu ändern und an die Anzahl der Bewohner anzupassen zu wesen.
Leider war kein Ansprechpartner des entsprechenden Fachamts anwesend.
Bitte beantworten Sie diesbezüglich nachfolgende Fragen:
1. Wie war die zahlenmäßige Entwicklung der Bewohner der Unterkunft in Erp von Januar 2016 bis November 2016 einschließlich?
2. Wie hoch waren die Kosten für die Unterkunft Erp bisher insgesamt (2015 & 2016)?
3. Wie hoch ist der Betrag der Kosten, den das Land NRW bisher erstattet hat?
4. Was passiert mit den Kosten, die das Land bisher nicht erstattet hat?
5. Wie stellen Sie sicher, dass alle Kosten erstattet werden?
6. Warum wurden die Verträge nicht an die Zahl der Bewohner angepasst?
7. Welche Aufgaben hab das Reinigungspersonal und der ASB insbesondere übernommen, da die Leistung laut Vertrag nicht reduziert wurde, aber sich das Arbeitsvolumen verringert hat?
Antwort der Verwaltung vom 24.11.2016:
Ihre Anfrage, ausgelöst durch eine nicht auf der Tagesordnung des Rechnungsprüfungsausschus-ses stehende Darstellung des Rechnungsprüfungsamtes in der Sitzung am 22.11.2016, nehme ich zum Anlass nicht nur die aufgeworfenen Fragen zu beantworten, sondern eine umfassende Dar-stellung zum Betrieb der Notunterkunft für Flüchtlinge abzugeben.
Diese Darstellung soll dazu dienen, Ihnen die mit dem Betrieb der Notunterkunft einher gehenden Problematiken transparent zu gestalten.
Die Verwaltung wird seit August 2015 im Wege der Amtshilfe durch das Land NRW gemäß §§ 4ff Verwaltungsverfahrensgesetz NRW in Anspruch genommen und verpflichtet Unterbringungsmög-lichkeiten für geflüchtete Personen bereit zu stellen, um drohende Obdachlosigkeit zu verhindern. Das Amtshilfeersuchen wurde einige Male angepasst und verändert. Letztlich war die Verwaltung verpflichtet für bis zu 280 Personen eine Unterkunft bis zum 31.12.2016 vorzuhalten.
Die konkrete Vorgabe, resultierend aus dem Amtshilfeersuchen, bestand darin, eine Einrichtung zu errichten und für die jederzeitige Betriebsbereitschaft im Hinblick auf medizinische und soziale Be-treuung sowie Versorgung für bis zu 280 Flüchtlinge zu sorgen und dafür eine entsprechende Konzeption, auch unter Einbeziehung von Verwaltungsleistungen, Hausmeisterdiensten und Securityleistungen aufzubauen.
Das Konzept, welches die Handlungsanweisungen des Landes NRW berücksichtigte, sah vor, Sozialarbeiter/innen vorzuhalten, eine adäquate Beschäftigung für die Bewohner/innen anzubie-ten, eine Kinderbetreuung zu gewährleisten, Deutsch zu unterrichten, eine Security rund um die Uhr vorzuhalten und als Betreiber der Einrichtung eine 24 Stunden Erreichbarkeit sicher zu stel-len. Außerdem musste die Anlage nach strengen Kriterien und Vorgaben gereinigt und ein Hausmeisterdienst eingerichtet werden. Es musste eine Hausordnung erstellt und an die Bewoh-ner/innen vermittelt werden. Regelungen zum Betrieb der Waschmaschinen wurden erarbeitet. Das Essen und die entsprechende Ausgabe musste organisiert werden. Selbst die Kleiderkammer funktionierte erst, als feste Regeln aufgestellt wurden. Medikamente mussten verabreicht, Arzt- und Impftermine galt es zu vereinbaren und zu organisieren. Dazu gehörte auch die Organisation von Fahrdiensten. Umfangreichen Dokumentationspflichten bezüglich Krankheitsverläufen, Medi-kamentenverabreichungen, Arztbesuchen etc. musste nachgekommen werden. Personenakten wurden angelegt. Es kam zu Krankheitsfällen, die eine Separierung und eine Unterbringung in ei-ner Quarantänestation nach sich zogen. Dazu fiel sehr viel Büroarbeit an, zudem galt es sehr viele Fragen hinsichtlich des Fortgangs des Asylverfahrens und Konflikte (hinsichtlich Zimmerunterbrin-gung, Streitereien etc.) zu lösen. Es kam nachts und am späten Abend zu plötzlichen Krankheits-fällen, Verletzungen etc., die behandelt werden mussten. Mehr als einmal standen zu allen Tages- und Nachtzeiten Menschen vor der Tür, die Einlass begehrten, Besuche durchführen wollten etc.
Des weiteren mussten auch das Gesundheitsamt und das Veterinäramt des Rhein-Erft-Kreises beteiligt werden. Etliche Begehungen wurden durchgeführt und es galt Hygiene- und Reinigungs-pläne zu erstellen. Ähnliches galt für den Brandschutz. Rettungswegepläne und Notausgänge wurden erarbeitet.
Die Notunterkunft wurde zunächst in einem sehr, sehr kurzen Zeitfenster in den Räumen der För-derschule Erftstadt-Friesheim errichtet. Im Oktober 2015 wurden diese Räume aufgegeben. Es erfolgte ein Umzug in das leerstehende Seminargebäude der Allianzversicherung nach Erftstadt Erp.
Zu Beginn des Betriebes der Notunterkunft wurde die Stadt Erftstadt von keinem Betreuungsver-band unterstützt. Alle Verbände, bei denen eine Nachfrage gestellt wurde, erteilten eine Absage, weil die Kapazitäten nicht ausreichten. Mithin organisierten die Verwaltungsmitarbeiter/innen, un-terstützt von ehrenamtlich Helfenden, alle die oben beschriebenen Dinge zunächst allein.
Glücklicherweise fanden wir dann, quasi im letzten Moment, einen in Erftstadt ansässigen Betreu-ungsverband, der uns Unterstützung zusagte. Dafür musste aber zunächst Personal in Anleh-nung an die Vorgaben der Bezirksregierung akquiriert und eingestellt werden. Dies war anfangs nicht einfach, so wechselte das Personal anfänglich mehrfach. Schließlich ist es aber gelungen, qualifiziertes, motiviertes Personal zu finden und der Betreuungsverband konnte sukzessive schließlich alle sozialarbeiterischen und medizinischen Aufgaben nach den Vorgaben der Bezirks-regierung übernehmen. Nachfolgend gebe ich dazu einen Überblick:
Medizinische Versorgung kleinerer Unfälle und Behandlung geringfügiger Erkrankungen; ggf. Hinzuziehen eines RTW/Notarztes oder Arztes
Ausfüllen der entspr. Krankentransportscheine und Krankenbehandlungsscheine
Verabreichen der notwendigen Medikamente und deren Dokumentation
Organisation der turnusmäßig in der Einrichtung stattfindenden Arztsprechstunde sowie de-ren Begleitung durch Fachpersonal; Führung einer Krankenakte; Einlösung von Rezepten und Beschaffung von Arzneimitteln
Vereinbarung von Facharztterminen und Krankenhausbehandlungsterminen
Organisation der medizinischen Erstsichtung bei Neuankünften
Vereinbaren von Röntgenterminen zum Ausschluss einer TBC-Erkrankung; Organisation des Impfangebotes
Führen der Krankenakten und Untersuchungshefte
Erkennen, bewältigen und vermeiden von Konflikten zur Sicherstellung des sozialen Frie-dens in der Einrichtung. Mitwirkung an der Akzeptanz der Flüchtlinge bei der Bevölkerung und den Bewohnern Sitten und Gebräuche näher bringen
Vermittlung der Hausordnung und Regeln
Organisation der Waschmaschinen- und Trocknernutzung
Anleitung der Flüchtlinge zu Arbeiten im Zusammenhang mit der Einrichtung, wie Garten-arbeit, Laub kehren, Staub saugen, Müll sammeln etc.
Durchführen diverser Beschäftigungsangebote für alle Altersgruppen; Gesprächsrunden
Angebot von ersten Deutschkursen
Übernahme eines Nachtdienstes zur Abdeckung medizinischer „Notfälle“
Wie oben beschrieben, musste auch eine Bewachungsfirma, die im Besitz einer Erlaubnis nach § 34 Gewerbeordnung ist, beauftragt werden. Auch hier gebe ich einen Überblick zu den Aufga-ben:
Objektschutz
Einlasskontrolle, ggf. Personenkontrollen und Durchsuchungen; Führen einer Anwesen-heits- und Abwesenheitsliste der Bewohner/innen
Begleitung bei der Essensausgabe und Kleiderkammer; Begleitung des Reinigungsperso-nals beim Reinigen sensibler Bereiche, z.Bsp. der Toiletten/Appartements
Personenschutz im Objekt (Begleitung schwieriger Gespräche)
Schlichten von Konflikten der Bewohnerschaft untereinander
Durchsetzen von Verboten (z.Bsp. kein Alkoholkonsum, Nachtruhe, Durchsetzung der Hausordnung)
Begleitung von Transfers nach Bedarf
Die Firma zeichnet sich dadurch aus, dass sie mehr als den gesetzlich geforderten Mindestlohn zahlt, keine Subunternehmer beschäftigt und auch auf Chefebene eine ständige Erreichbarkeit sicher gestellt ist. Die Arbeit im Flüchtlingsbereich erfordert eine hohe Kompetenz und Einfüh-lungsvermögen, welches zu jedem Zeitpunkt vorhanden war. Besonders erwähnenswert ist, dass hier Mitarbeiter/innen zum Einsatz kamen, die die Sprachen der Herkunftsländer, wie bspw. Ara-bisch, Asyrisch oder Farsi sprechen. Alle Mitarbeiter/innen unterliegen einer ständigen Überprü-fung durch die Bezirksregierung.
Auch an die Reinigung der Notunterkunft wurde eine sehr hohe Anforderung gestellt. Dazu hat das Gesundheitsamt des Rhein-Erft-Kreises mehrere Begehungen, anfangs in Erftstadt-Friesheim,
später in Erftstadt-Erp durchgeführt und Anleitungen gegeben. Da es sich um eine Gemein-schaftsunterkunft handelte, musste die Vorgabe beachtet werden, dass die Unterkunft fremd zu reinigen ist- die Bewohner/innen selbst durften zu Reinigungsarbeiten nicht heran gezogen wer-den. Bezüglich der Gemeinschaftsräume (Speisesaal, Sanitärcontainer, Spielzimmer etc.) waren die Auflagen ebenfalls streng. Die Reinigungsleistung musste dokumentiert werden, die Wischlap-pen mehrfach gewechselt und spezielle Desinfektionsmittel kamen in den Einsatz. Die Reinigung der Sanitärcontainer verlangte vom Personal Schutzbekleidung. Die Appartements waren täglich desinfizierend zu reinigen, der Speisesaal nach den Mahlzeiten, Türklinken etc. waren mehrfach täglich zu desinfizieren, Scheiben zu wischen, Personaltoiletten, Küche, Waschräume, Untersu-chungszimmer- alles musste nach festen Vorgaben individuell gereinigt werden.
Es wurde vereinbart, dass die Reinigungskräfte diese Leistung in einer Zeit von 8 Stunden/Tag zu zweit zu erbringen haben. Dabei ist es durchaus vorgekommen, dass zusätzlich noch Sonderrei-nigungen des Quarantänebereiches etc. anfielen.
Die Beauftragung der Reinigungsfirma war fast am Schwierigsten, da die Arbeit schwer und oft nicht angenehm ist. Auch hier haben wir allerdings das große Glück, dass wir Kräfte beauftragt haben, die sich mit der Einrichtung und den dort auftretenden Problemen identifizieren und eine Kontinuität gewährleistet war.
Die Strukturen, die das Rechts- und Ordnungsamt mit dem Betreuungsverband, der Security Fir-ma, der Reinigungsfirma, dem Caterer und den vor Ort anwesenden Verwaltungsmitarbeitern, de-nen Koordinationsaufgaben zukamen, aufgebaut hat, waren keineswegs von Anfang an so vor-handen, sondern haben sich über Monate entwickelt. Man kann sagen, dass etwa seit Febru-ar/März 2016 die von der Bezirksregierung geforderte Personalstruktur und die damit verbundene Aufgabenwahrnehmung und –sicherstellung funktionierte.
Das städtische Rechnungsprüfungsamt war bei den größeren Ausgaben immer eingebunden und es gab hier durchaus die ein oder andere Nachfrage beim Fachamt. So wurde beispielsweise auch die Frage der Ausschreibung thematisiert und auch die Möglichkeiten einer Kostenersparnis waren zu prüfen.
Hierzu gab es dann regelmäßigen Austausch mit der Bezirksregierung Köln und dem dortigen für Flüchtlingsangelegenheiten zuständigen Dezernat 20.
Die Kernaussage bezog sich immer darauf, dass eine Ausschreibung entbehrlich ist, da es sich hier um einen Fall der Dringlichkeit, entsprechend dem Gemeinsamen Runderlass des Finanzmi-nisteriums, des Ministeriums für Wirtschaft, Energie, Industrie, Mittelstand und Handwerk, des Mi-nisteriums für Inneres und Kommunales und des Ministeriums für Bauen, Wohnen, Stadtentwick-lung und Verkehr vom 06.08.2015, handelte.
Das Amtshilfeersuchen wurde insgesamt mehrfach angepasst und verlängert, so dass die Dring-lichkeit immer wieder auf`s Neue auch seitens der Bezirksregierung bejaht wurde, da zu keinem Zeitpunkt mit der Beauftragung der in Rede stehenden Unternehmen bis zum Abschluss eines aufwändigen Ausschreibungsverfahren abgewartet werden konnte.
Aktuell ist, so die Bezirksregierung Köln, das Amtshilfeersuchen bis 31.12.2106 aufrecht zu erhal-ten. Dazu gehört auch und vor allen Dingen die Aufrechterhaltung der Verträge und des Personal-stammes. Auch wenn das Personal nun aufgrund der gesunkenen Belegungszahlen weniger Auf-gaben hat, bedeutet dies nicht, dass die Verträge gekündigt werden sollen. Das Personal soll sich dann mit anderen Aufgaben, wie z.Bsp. allgemeinen Arbeiten rund um Haus und Hof und um Rückbauarbeiten kümmern. Grundsätzlich ist jedoch hier weiterhin das Amtshilfeersuchen zu sehen, wonach die Notunterkunft jederzeit bis 31.12.2016 betriebsbereit für die Aufnahme von bis zu 280 Personen zu halten ist.
Im Ergebnis kann ich das trotz der hohen Kosten nachvollziehen. Es hat fast 6 Monate gedauert, bis die Strukturen so aufgebaut waren, Menschen haben Arbeitsplätze bekommen und neue Ar-beitsverträge unterzeichnet. Diesen Menschen ist mitgeteilt worden, dass sie bis 31.12.2016 einen Arbeitsplatz haben. Die Einhaltung von Kündigungsfristen war somit noch möglich. Aus Gesprä-chen mit dem Betreuungsverband, der Security Firma und auch der Reinigungsfirma weiß ich, dass der Großteil der Menschen, die in der Notunterkunft einen Arbeitsplatz gefunden haben, in die Arbeitslosigkeit entlassen werden.
Nun zu den einzelnen Fragen:
Zu 1.:
Von Januar 2016 bis November 2016 war die Entwicklung der Bewohnerzahlen, jeweils zum Stich-tag, 01. d. Monats, wie folgt:
Januar 28
Juni 127
November 20
Februar 55
Juli 121
März 124
August 115
April 126
September 51
Mai 124
Oktober 34
Zu 2.:
Die Gesamtkosten belaufen sich bisher auf 4.432.972,60 €.
Zu 3.:
Erstattet wurden bisher 2.217.158,33 €.
Zu 4. und 5.:
Bisher wurden alle Kosten, die geltend gemacht wurden, anerkannt- die Erstattung der geltend gemachten Kosten erfolgt zeitverzögert. Es werden alle Rechnungen und Kosten, die geltend ge-macht werden in eine Excel Tabelle eingetragen und zusätzlich in Papierform gesondert abgehef-tet. Daraus werden Abrechnungen erstellt, die sowohl per Post, als auch digital an die Bezirksre-gierung versendet werden. Der Eingang der Kostenerstattung wird nachgehalten- erfolgt diese nicht in einem angemessenen Zeitraum wird nachgefragt.
Zu 6. und 7.
Hierzu verweise ich auf die ausführlichen Erläuterungen im obigen Text.
